Die elendige Ablage - so geht es leichter

Auch wenn für viele Menschen im Arbeitsalltag eine strukturierte Büroorganisation selbstverständlich ist, wird die Ordnung im Privatleben häufig etwas vernachlässigt. Die Unübersichtlichkeit wächst mit dem Poststapel auf dem Küchentisch und die Suche nach Informationen wird zeitaufwändiger. Und wer kann sich schon motivieren, den Stapel in Angriff zu nehmen – wichtige Unterlagen abzuheften und unwichtiges auszusortieren, wenn er bereits erschreckende Dimensionen angenommen hat?

Falls Sie mit Ihrem Ablagesystem unzufrieden sind, haben wir für Sie einige hilfreiche Tipps, wie sich die leidige Aufgabe künftig leichter gestalten lässt.

Schon klar, das Sprichwort geht locker über die Lippen. Es umzusetzen ist schon etwas schwieriger. Aber, wer sich durch die anfänglich etwas mühsame Gewöhnungsphase quält, dem geht das Ganze ab einem gewissen Punkt ganz selbstverständlich von der Hand.

Vorteil: Wenn sie ihre Ablage immer sofort erledigen, haben Sie Ihre Dokumente schnell vom Tisch und beugen dem Ablagestapel vor. Unterlagen, von denen Sie wissen, dass Sie sie in Kürze nochmal benötigen können Sie an einer dafür vorgesehenen Zwischenstation aufbewahren. So sparen Sie sich das Suchen bei aktuellen Unterlagen und sind alle anderen los, weil sie vorbildlich im entsprechenden Ordner gelandet sind.

Nachteil: Hinsichtlich der Effizienz, ist es eigentlich sinnvoll „gleichartige Tätigkeiten“ zu bündeln und in einem Schwung abzuarbeiten.

Je nachdem, was für ein Typ Sie sind, eignet sich für Sie vielleicht auch die Variante: regelmäßiger Ablagetermin – zum Beispiel alle zwei Wochen. Wenn Sie sich keinen festen Termin einplanen, ist die Gefahr groß, dass Sie aus Zeitmangel in alte Gewohnheiten abdriften und den Ablagestapel wieder übermächtig werden lassen.

Ein erster wichtiger Schritt, dem Durcheinander entgegenzuwirken, ist ein fester Platz für die eingehende Post, zum Beispiel in Form einer Posteingangsschale im Flurbereich. Hier wird die Post abgelegt, die Sie öffnen und bearbeiten müssen. Bereits vorher sollten Sie sich also fragen „Kann das weg?“ oder „Muss ich das wirklich für später aufheben?“

Wer für den Zeitpunkt, an dem die Unterlagen bearbeitet und abgeheftet werden, keinen festen Termin im Kalender notieren möchte, kann den Posteingang in der Höhe nach oben begrenzen, beispielsweise durch ein Regal. Spätestens, wenn der Stapel an den Regalboden stößt, ist es an der Zeit, sich der Ablage zu widmen. Und zwar zeitnah.

Ersetzen Sie Ihre kaputten Ordner, Boxen und Mappen durch neue, einheitliche Exemplare. Sie haben die Wahl zwischen Aktenordnern, Einstellmappen-Boxen oder Hängeregister-Boxen. Etiketten für die Ordnerrücken sorgen für einen schnellen Überblick beim Suchen und Register oder Trennblätter strukturieren die Ordnerinhalte.

Gewöhnen Sie sich beim Einheften der Unterlagen außerdem an, die Aufbewahrungsfristen zu notieren. Schreiben sie das Datum immer an die gleiche Stelle des Dokuments, zum Beispiel oben rechts. So behalten Sie den Überblick, welche Dokumente zu welchem Zeitpunkt entsorgt werden können.

Eine klare Beschriftung der Ordner kann viel Zeit beim Suchen nach Informationen sparen. Am besten gelingt dies, wenn die Unterlagen nach Sachthemen sortiert werden. Hier finden Sie ein paar Vorschläge:

• Wohnung (Mietvertrag, Strom, Handwerkerrechnung)
• Gebrauchsanweisungen und Garantiescheine (für Haushaltsgeräte und Mobiliar)
• Versicherungen (Hausratversicherung, Kfz-Versicherung, Berufsunfähigkeitsversicherung & Co.)
• Altersvorsorge und Absicherung (Risikolebensversicherung, betriebliche Altersvorsorge, private Rentenversicherung)
• Bankunterlagen (Kontoauszüge, Kontodaten)
• Steuerunterlagen (Belege für die Steuererklärung, Finanzamt)
• Persönliches (Geburtsurkunde, Medizinisches)
• Schule, Studium oder Beruf, (Zeugnisse, Zertifikate, Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen)
• Verträge (Mobilfunkanbieter, Vereinsmitgliedschaft, Bahn-Card)
• Immobilie und Grundstück (Grundbucheintrag, Abrechnungen)
• Kinder (Geburtsurkunde, Impfausweis, Schulunterlagen)
• Aktuelles für Rechnungen, die noch gezahlt werden müssen und unerledigten Schriftverkehr
• Sonstiges – für alles, was sich nicht einordnen lässt

Notieren Sie sich einen festen Termin im Kalender, an dem Sie einmal im Jahr Ihr Ordnungssystem ausmisten. Dies gelingt Ihnen ganz leicht, weil Sie ja vorher immer die Aufbewahrungsfristen notiert haben. Alle Dokumente mit abgelaufenen Daten können Sie in die beliebteste Ablage werfen: den Papierkorb.

Übrigens: Das mit dem Ablage-Chaos ist auch ein Thema für Ihre digitale Ablage. Der Desktop Ihres Notebooks oder ähnlichem sollte nicht überquellen vor Dateien. Auch hier ist eine strukturierte, regelmäßige Ablageroutine goldwert.